Annak érdekében, hogy a dosszié teljes legyen, tartalmaznia kell a pontosan kitöltött formanyomtatványt, a gyermek anyakönyvi kivonatáról készült fénymásolatot, a szülők személyi igazolványairól készült fénymásolatokat, illetve egy igazolást a szülők munkahelyéről. Abban az esetben, ha a házaspár már elvált, akkor az ezt bizonyító dokumentumot is csatolni kell. Az összeállított iratcsomót a Szociális Gondozói Hivatal (SPAS) székhelyén, az Ilişeşti utca 4. szám alatt lehet leadni, munkanapokon 8.30 és 12.30 között.
Az elbírálás fontosabb kritériumairól a Szatmárnémeti Polgármesteri Hivatal honlapján lehet tájékozódni, és ugyanitt lehet letölteni a kitöltendő nyomtatványt is.